Ako zmeniť digitálneho poštára: migrácia a doklady

Čo sa mení pri prechode k inému poštárovi?

Zmena zahŕňa viac než založenie nového používateľského účtu. Presúva sa registrácia účastníka pre príjem, menia sa prístupy a prípadne prepojenie programu. Zmluva a staršie doklady majú vlastný postup.

Migrácia Peppol registrácie sama neprenesie archív, nastavenia ERP ani obchodnú zmluvu. Tieto kroky dohodnite zvlášť. Najskôr identifikujte správnu firmu, jej adresu v Peppole a oba zmluvné kontakty.

Ako funguje migračný kód a presun SMP?

FAQ Finančnej správy opisujú migráciu pomocou migračného kódu. Pôvodný poskytovateľ pripraví presun registrácie, kód sa odovzdá účastníkovi alebo novému poskytovateľovi a nový poskytovateľ ho použije pri prenose do svojho SMP. Po overení sa aktualizuje väzba v SML.

Mechanizmus je určený na zachovanie dostupnosti účastníka v sieti. Z toho však nevyplýva, že v každom zákazníckom programe netreba meniť nastavenia alebo že sa samo presunie spracovanie rozpracovaných dokladov. Technické pozadie vysvetľuje špecifikácia SMP.

Neodregistrujte sa svojvoľne pred dohodnutým presunom. Od oboch poskytovateľov si nechajte potvrdiť, kto zabezpečí technickú migráciu a ktoré údaje potrebujete odovzdať.

Kto zmenu koordinuje a čo vybavuje portál FS?

Aktuálne FAQ uvádzajú, že Finančná správa aktívne neriadi zmenu ani notifikácie medzi poskytovateľmi. Koordináciu preto dohodnite s pôvodnou a novou službou. Nečakajte automatické ukončenie zmluvy po výbere inej ponuky.

Overte aj kroky oficiálnej aplikácie podľa príručky k výberu PDS. Rozlišujte výber a oprávnenia na portáli od samotnej technickej migrácie v Peppole. Základy sú v registrácii digitálneho poštára.

Vo firme určte jednu osobu na koordináciu, druhú na prípadné zastupovanie a kontakt účtovníka. Pri viacerých firmách presun potvrďte pre každého účastníka samostatne.

Čo si odniesť zo starej služby?

Pred ukončením overte dostupnosť a použiteľnosť podkladov:

Export si otvorte a porovnajte s evidenciou. Samotný archív ZIP nestačí, ak z neho neviete priradiť doklad k firme a pôvodnej faktúre. Rozsah exportu a prípadný poplatok si potvrďte vopred; pomôže porovnanie cien.

Ako prepnúť program a overiť nový príjem?

Dohodnite čas a postup s dodávateľom programu. Ak sa mení API účet alebo konektor, rozlíšte testovacie a produkčné údaje. Preneste len potrebné oprávnenia a zabezpečte, aby nové doklady sledoval konkrétny človek.

Po migrácii overte adresu a podporovaný dokument podľa Peppol ID. Vyskúšajte príjem, zobrazenie a odovzdanie do účtovníctva. Ak službu používate aj na odosielanie, pridajte vlastnú skúšku odoslania a návratu výsledku.

Učebný príklad: firma prechádza zo samostatného portálu na riešenie vo svojom účtovnom programe. Registrácia sa presunie, ale staré doklady zostanú v pôvodnom exporte. Firma si určí, kde hľadá doklad pred prechodom a kde nový doklad. Tým predíde dvojitému importu a stratenej oprave.

Kedy považovať prechod za dokončený?

Až keď je potvrdená registrácia, nová služba funguje, staršie podklady sú dostupné a tím pozná miesto evidencie. Zapíšte výsledok skúšky a otvorené prípady.

S pôvodným poskytovateľom doriešte zmluvu a zostávajúce doklady. Nepovažujte potvrdenie technickej migrácie za potvrdenie splnenia všetkých obchodných podmienok. Bežný tok dokladu vysvetľuje doručovanie faktúr.

Pred skončením pôvodnej služby overte export, čitateľnosť a obnovu podľa návodu na archiváciu eFaktúr.