Ako archivovať eFaktúry: XML, čitateľnosť a lehoty

1. Určte, kto vedie archív

Dohodnite zodpovednú osobu, miesto uloženia a prístupy. Overte zmluvu so službou: či poskytuje archív, čo obsahuje, ako dlho je dostupný a čo sa stane po skončení zmluvy. Samotné zabezpečenie prenosu nezaručuje dlhodobé uchovávanie faktúr.

FAQ Finančnej správy rozlišuje doručovanie a uchovávanie; poskytovateľ doručovacej služby nemá zo samotnej tejto úlohy zákonnú povinnosť archivovať vaše odoslané XML faktúry. Nezamieňajte krátkodobé prevádzkové záznamy služby s vlastným archívom dokladov.

2. Uložte originál a súvisiace podklady

Pri vydanej faktúre uchovajte konečné odoslané XML, pri prijatej pôvodné prijaté XML. Pridajte prílohy a odkazy na objednávku, zmluvu alebo ďalšie podklady podľa vašej evidencie. Opravný doklad spojte s pôvodnou faktúrou; nech zostanú dohľadateľné obidve verzie obchodného prípadu.

Pri zázname uložte firmu, partnera, číslo a typ dokladu, dátum a väzbu na prenos. Názov súboru používajte ako pomôcku, nie ako jediný identifikátor. Originál nezamieňajte s pracovným exportom alebo náhľadom.

3. Zabezpečte čitateľné zobrazenie

XML musí byť možné zobraziť človeku zrozumiteľne. Overte, že používaný program zobrazí partnerov, položky, daňové údaje, súčty a relevantné poznámky aj zo starších dokladov.

Podľa FAQ Finančnej správy nie je povinné ku každej eFaktúre trvalo uchovávať PDF. Potrebná je schopnosť na požiadanie v primeranom čase sprístupniť čitateľný obsah. PDF si môžete uchovať ako praktický náhľad, ale overte jeho zhodu s XML a zachovajte originál.

Čitateľnosť otestujte aj bez prístupu do aktuálnej služby. Ak ju zabezpečuje licencovaný program, zistite, ako budete staré doklady zobrazovať po skončení predplatného alebo zmene dodávateľa.

4. Nastavte správnu lehotu uchovávania

Pri bežných vydaných a prijatých faktúrach platiteľa DPH je lehota desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Rozsah a osobitné prípady vysvetľuje prehľad FS o uchovávaní faktúr. Účtovné doklady majú aj vlastné pravidlá uchovávania účtovnej dokumentácie.

Faktúra týkajúca sa roka 2027 tak pri tejto bežnej lehote zostáva uchovaná do konca roka 2037. Nie je to automatické povolenie vymazať každý taký doklad: pri niektorom investičnom majetku alebo iných osobitných okolnostiach môže byť potrebné dlhšie uchovanie. Pravidlo neposudzujte rovnako pre všetky osoby a všetky druhy záznamov.

5. Chráňte archív a skúste obnovu

1. Obmedzte oprávnenia na zmenu a mazanie originálov.
2. Udržiavajte zálohu oddelene od hlavnej evidencie.
3. Zaznamenávajte zmeny prístupov a významné zásahy.
4. Vyberte faktúru a obnovte ju zo zálohy na skúšobné miesto.
5. Porovnajte súbor s originálom a overte čitateľné zobrazenie aj prílohy.

Kontrolný súčet môže pomôcť odhaliť zmenu súboru, sám však nepotvrdzuje uskutočnenie obchodu. Záloha, ktorú nikto neskúsil obnoviť, neposkytuje istotu, že doklady v potrebnom čase získate.

Ako overiť archív pred zmenou služby

Vyexportujte doklady aj ich väzby a index. Na skúšku vyhľadajte jednu vydanú, jednu prijatú a jednu opravnú faktúru podľa firmy a čísla; potom zobrazte obsah bez pôvodného účtu služby.

Prechod uzavrite až po kontrole úplnosti a čitateľnosti exportu. Rovnaký postup použite pri zmene digitálneho poštára. Pri transformácii účtovných záznamov zachovajte požadované vlastnosti podľa informácie FS o elektronickom účtovníctve; pohodlný náhľad nesmie spôsobiť stratu pôvodných dokladov.