Odosielanie a prijímanie e-faktúr cez digitálneho poštára

Akou cestou putuje e-faktúra cez Peppol?

Základný tok má štyri účastnícke roly: odosielateľ → jeho poskytovateľ → poskytovateľ príjemcu → príjemca. Obaja obchodní partneri si môžu zvoliť vlastnú službu. Model vysvetľuje OpenPeppol.

Pre bežného používateľa je dôležité vedieť, v ktorej aplikácii faktúru odošle a kde uvidí prijaté doklady. Pred zapojením si nechajte ukázať oba smery. Tvorbu štruktúrovaného dokladu vysvetľujeme osobitne v článku PDF verzus XML.

Čo skontrolovať pred odoslaním faktúry?

Odporúčame tento pracovný zoznam:

1. Overte odberateľa a jeho identifikačné údaje.
2. Skontrolujte číslo dokladu, dátumy, položky, sumy a daňové údaje.
3. Vyriešte chyby, ktoré aplikácia pri kontrole hlási.
4. Po odoslaní si pozrite výsledný stav a dostupné potvrdenie.

Od začiatku si dohodnite, kto sleduje doklady čakajúce na spracovanie a chyby. Pri väčšom počte faktúr je užitočné mať prehľad, ktorý nemusí každý pracovník zostavovať ručne.

Čo znamenajú stavy odoslania a doručenia?

Názvy a presný význam stavov sa môžu medzi aplikáciami líšiť. Nasledujúca tabuľka je pomôcka na rozhovor s dodávateľom, nie jednotný zoznam stavov siete:

Pri ukážke požiadajte dodávateľa o vysvetlenie konkrétneho potvrdenia aj chybového hlásenia. Uložte si postup, ktorý budete používať pri ich kontrole.

Znamená doručenie aj schválenie faktúry?

Samotné doručenie e-faktúry neznamená jej vecné prijatie alebo schválenie príjemcom. Túto otázku výslovne rozlišuje FAQ Finančnej správy. Vo firme preto nadväzuje kontrola, schvaľovanie, zaúčtovanie a úhrada.

Predstavte si doklad za službu, pri ktorej nesúhlasí fakturovaná suma s objednávkou. Technický výsledok doručovania vám pomôže zistiť, kde sa doklad nachádza. Správnosť sumy však musí overiť zodpovedná osoba vo firme a dohodnúť postup s dodávateľom.

Ako pracovať s prijatou e-faktúrou?

Nastavte si, kto nové doklady sleduje, kto ich kontroluje a ako sa dostanú k účtovníkovi. Pri prepojení na účtovný program vyskúšajte zobrazenie aj prenos údajov. Možnosti existujúceho softvéru odporúča preveriť aj manuál Finančnej správy.

Vlastný skúšobný scenár môže zahŕňať kontrolu dodávateľa, položiek a sumy, priradenie k zákazke alebo objednávke a odovzdanie na schválenie. Overte, čo aplikácia vykoná automaticky a kde sa očakáva rozhodnutie človeka.

Pri vecnej chybe oslovte vystavovateľa. Zmeny fakturačných údajov riešte dohodnutým postupom vrátane príslušného opravného dokladu, keď je potrebný.

Čo robiť pri nedoručenej e-faktúre?

Najprv si uložte stav, čas a identifikáciu dokladu. Skontrolujte identifikačné údaje odberateľa a odovzdajte podpore presné chybové hlásenie. FAQ Finančnej správy opisuje aj zlyhanie doručovania príjemcovi, ktorý nie je v sieti registrovaný.

Pred opakovaním odoslania si s podporou overte, či pôvodný pokus neuspel alebo ešte čaká na výsledok. Predídete tak zbytočnej neistote pri spracovaní dokladu. Právne posúdenie splnenia povinnosti pri konkrétnej chybe overujte podľa príslušných pravidiel a okolností.

Ak problém vznikol pri začatí používania, vráťte sa k registrácii a overeniu pripravenosti služby. Otázky podpory si môžete pripraviť aj podľa kontrolného zoznamu na výber poštára.

Doručenie partnerovi sledujte oddelene od oznamovania údajov Finančnej správe. Pri automatizovanom napojení programu pomôže sprievodca API integráciou.

Konkrétne kroky a kontrolu výsledku nájdete v návodoch na odoslanie faktúry a príjem faktúry. Už vystavený doklad riešte podľa postupu opravy a dobropisu.