Ako prijímať eFaktúry: kontrola, import a schválenie

1. Aktivujte príjem pre správnu firmu

Overte registráciu právnej osoby a elektronickú adresu, na ktorú majú partneri posielať doklady. Pri viacerých firmách alebo klientoch účtovnej kancelárie kontrolujte každý účet samostatne. Prístup do jednej schránky neznamená automaticky príjem pre ostatné subjekty.

Tuzemské zdaniteľné osoby aj tuzemské nezdaniteľné právnické osoby musia zabezpečiť prijatie elektronickej faktúry, ktorú im je dodávateľ povinný zaslať doručovacou službou. Príjem preto môže potrebovať aj neplatiteľ DPH. Oficiálne východiská nájdete v manuáli Finančnej správy a postup registrácie v sekcii Digitálny poštár.

2. Nastavte kontrolu nových dokladov

Určte hlavnú osobu, zástupcu a dohodnutý interval kontroly. E-mailové upozornenie berte ako pomôcku: zabezpečte aj možnosť pravidelne prezrieť samotnú evidenciu služby, ak sa upozornenie stratí alebo obsluha chýba.

Pri napojení programu sa opýtajte, či príjem funguje automaticky, ako sa obnoví po výpadku a kde zostávajú čakajúce doklady. Zodpovedná osoba musí vedieť, či posledná synchronizácia uspela. Vyskúšajte aj prijatie prílohy a dokladu, ktorý program odmietne importovať.

3. Získajte originál a čitateľné zobrazenie

Uchovajte pôvodné XML, prílohy a identifikátor prijatej správy. Pre kontrolu použite zobrazenie v službe alebo programe. Ak si vytvoríte PDF, overte, že patrí k rovnakému XML a obsahuje dôležité údaje.

Pri nečitateľnom alebo nezobraziteľnom doklade najskôr získajte technickú pomoc. Ručné prepísanie či obrázok nenahrádzajú uchovanie originálu a možnosť neskoršieho overenia jeho obsahu. Požiadavku čitateľnosti rozoberá FAQ Finančnej správy; podrobnosti nájdete v archivácii eFaktúr.

4. Skontrolujte obchodný obsah a duplicitu

1. Patrí faktúra vašej firme a zodpovedá dodávateľovi?
2. Existuje príslušná objednávka, zmluva alebo uskutočnené dodanie?
3. Sedia položky, cena, daňové údaje a dohodnuté platobné podmienky?
4. Nie je ten istý doklad už v evidencii z iného kanála?
5. Nejde o opravný doklad, ktorý treba priradiť k pôvodnej faktúre?

Pri porovnávaní duplicít používajte aspoň dodávateľa, číslo a typ dokladu. Samotná rovnaká suma nestačí. Faktúru doručenú cez Peppol a jej kópiu e-mailom nezaúčtujte dvakrát. Zmenu bankového účtu preverujte podľa interného postupu, najmä ak je nečakaná.

5. Importujte a odovzdajte na schválenie

Pri importe najskôr zvoľte správnu firmu a obdobie. Potom porovnajte importované položky a súčty so zdrojovým dokladom. Záznam o technickom importe oddeľte od vecnej kontroly, zaúčtovania a schválenia platby.

Konkrétne účtovanie a daňové posúdenie rieši účtovník. Automatické načítanie XML samo nepotvrdzuje nárok na odpočítanie DPH ani to, že dodávateľ skutočne splnil objednávku. Prepojenie evidencií rozoberá napojenie účtovného programu a vysvetlenie Finančnej správy k účtovníctvu.

Ako uzavrieť príjem alebo riešiť chybu

Pri nesprávnej faktúre zaznamenajte dôvod, pozastavte interné schválenie a požiadajte dodávateľa o riešenie. Neupravujte cudzie prijaté XML tak, aby sa tvárilo ako jeho nový originál. Opravný doklad následne spojte s pôvodným.

Hotový príjem znamená dohľadateľný originál, záznam kontroly, správne priradenie do evidencie a určený ďalší stav. Ak import zlyhal, faktúra sa nesmie stratiť zo zoznamu čakajúcich úloh. Aj počas výpadku musíte vedieť, ktorý prijatý doklad ešte čaká na spracovanie.