E-faktúra pre obce, mestá a verejnú správu

Týka sa eFaktúra aj obce, ktorá nie je platiteľom DPH?

Áno, príprava na prijímanie sa netýka iba platiteľov. Tuzemské zdaniteľné osoby aj tuzemské nezdaniteľné právnické osoby musia zabezpečiť prijatie elektronickej faktúry, ktorú im je dodávateľ povinný zaslať doručovacou službou. Obec preto potrebuje vedieť prijať doklad od dodávateľa, ktorý jej ho musí vyhotoviť a doručiť v tomto režime.

Pri vlastnom vystavovaní je rozsah odlišný. Neplatiteľovi DPH nevzniká v prvej fáze samotným zavedením povinnej tuzemskej eFaktúry podľa § 85o povinnosť vystavovať elektronické faktúry. Ak obec je platiteľom DPH, preverí aj svoje dodania podľa sprievodcu pre platiteľov. Výslovné rozlíšenie uvádza materiál Finančnej správy pre obce a mestá.

Kto je správnym adresátom faktúry?

Pred zapojením vytvorte prehľad obce a organizácií, ktorých doklady spracúvate. Pri každej overte, či ide o samostatnú právnickú osobu a kto je skutočným odberateľom konkrétneho nákupu. Neodvodzujte adresáta iba od toho, že doklad účtuje ten istý zamestnanec.

Napríklad obec a škola so samostatnou právnou subjektivitou môžu zdieľať časť administratívy, no faktúra má smerovať príslušnému subjektu. Ak zariadenie samostatnú subjektivitu nemá, posúďte adresovanie podľa jeho právneho usporiadania. Technický identifikátor vysvetľuje Peppol ID.

Ako prepojiť doručenie s ekonomickým systémom?

Finančná správa odporúča preveriť pripravenosť existujúceho systému. Pri rokovaní s dodávateľom si nechajte predviesť konkrétny príjem, čitateľné zobrazenie a spracovanie dokladu. Zistite, odkedy budú funkcie dostupné a ktoré kroky zostanú ručné.

Z pohľadu úradu potrebujete odpovede aj na tieto otázky:

• Do ktorej evidencie sa prijatý doklad dostane?
• Ako sa určí pracovník na vecnú kontrolu?
• Kde zostane objednávka, zmluva a súvisiace podklady?
• Ako bude viditeľné, že doklad ešte čaká na vybavenie?
• Čo sa stane pri výpadku, oprave alebo zmene zodpovednej osoby?

Sú to požiadavky na váš pracovný postup. Neznamenajú, že ich automaticky poskytne každá doručovacia služba.

Nahradí eFaktúra schvaľovanie a finančnú kontrolu?

Technické doručenie samo nepotvrdzuje správnosť plnenia ani jeho schválenie. Vnútorný obeh dokladu treba zachovať a prepojiť s novým vstupom. Kontrola, účtovanie a úhrada ostávajú rozlíšenými krokmi.

Toto je návrh mapovania procesu. Povinnosti finančnej kontroly, zverejňovania a verejného obstarávania posudzujte podľa príslušných pravidiel. Zapojenie do Peppolu ich automaticky nevybaví.

Príklad: faktúra za údržbu obecnej budovy

Dodávateľ vystaví obci riadnu faktúru za službu, ktorá patrí do povinného tuzemského režimu. Obsluha overí adresáta, vecne príslušný pracovník potvrdí vykonanú údržbu a doklad pokračuje do existujúceho schvaľovania a účtovníctva.

Pri skúške overte aj situáciu, keď je na faktúre iná suma než v objednávke. Pracovník musí vedieť, kde nesúlad zaznamená a ako získa opravu. Stav „doručené“ nie je stav „schválené na úhradu“.

Ako pripraviť spustenie v organizácii?

Určte koordinátora, zodpovedné osoby a zastupovanie. Spíšte požiadavky na dodávateľa ekonomického systému a poskytovateľa doručovania. Pri výbere služby zohľadnite aj náklady, export dokladov a postup pri zmene dodávateľa.

Pred spustením prejdite jednu faktúru celým procesom za každý typ samostatného subjektu. Na výber nadväzuje sprievodca digitálnym poštárom; zákonný rozsah prvej fázy od 1. januára 2027 sumarizuje legislatíva eFaktúry.