E-faktúra verzus PDF: aký je rozdiel?

Čo sa skrýva za názvami PDF a XML?

PDF zachováva vzhľad stránky. Zobrazuje text, čísla a grafiku v rozložení, ktoré dodávateľ pripravil. Môže obsahovať označiteľný text, ale aj iba naskenovaný obrázok. Pre človeka je vhodný na čítanie, zdieľanie a tlač.

XML opisuje údaje a ich štruktúru. Program môže rozpoznať číslo faktúry, identifikáciu partnera alebo sumu podľa ich označenia. Pri faktúre však nestačí ľubovoľný XML súbor. Údaje musia zodpovedať dohodnutej štruktúre a validačným pravidlám.

V slovenskej eFaktúre ide o štandardizovaný elektronický dokument. Finančná správa vysvetľuje, prečo ho nemožno zameniť s obyčajným PDF alebo fotografiou dokladu.

Rozdiel na jednej faktúre

Predstavte si doklad s číslom 2027/001, menou EUR a sumou 1 240,00 €. V PDF vidíte tieto údaje na stránke. V štruktúrovanom dokumente systém dostane aj informáciu, čo každý údaj znamená.

Úryvok nižšie ilustruje iba význam štruktúrovaných údajov. Nie je to platná UBL faktúra ani vzor na odoslanie.

<priklad>
  <cislo>2027/001</cislo>
  <mena>EUR</mena>
  <celkom>1240.00</celkom>
</priklad>

Môžem z PDF vytvoriť e-faktúru?

Áno, ale premenovanie prípony z .pdf na .xml nepomôže. Potrebujete získať údaje a z nich vytvoriť dokument v požadovanom formáte. Ak máte pôvodné údaje vo fakturačnom programe, overte najprv jeho exportné možnosti.

Pri vyťažovaní PDF alebo skenu nasledujú tieto kroky:

1. Rozpoznanie dodávateľa, odberateľa, položiek, dátumov a súm.
2. Kontrola rozpoznaných údajov voči pôvodnému dokladu.
3. Vytvorenie štruktúrovaného dokumentu.
4. Validácia a prípadné doplnenie chýbajúcich údajov.

Vyťaženie textu je pomoc pri prenose údajov. Samo osebe nepotvrdzuje správnosť faktúry ani splnenie všetkých požiadaviek. Napríklad zle rozpoznané číslo partnera môže byť syntakticky správne a napriek tomu patriť inej osobe.

Znamená to, že PDF prestane mať význam?

PDF môže zostať čitateľnou podobou dokumentu alebo súčasťou pracovného postupu. Netreba ho však zamieňať s povinným štruktúrovaným formátom v situáciách, na ktoré sa vzťahujú nové pravidlá.

Čitateľné zobrazenie XML môže zabezpečiť aplikácia. FAQ Finančnej správy rieši aj vizuálnu podobu a PDF prílohu. Rozlišujte preto medzi údajmi faktúry, ich zobrazením a spôsobom doručenia.

Čo si overiť vo svojom programe?

Pýtajte sa na celý postup, ktorý potrebujete používať:

• Vie program vytvoriť podporovaný štruktúrovaný dokument?
• Vie načítať prijatú faktúru aj jej položky?
• Kde uvidíte chyby a ako ich opravíte?
• Ako sa doklad odovzdá účtovníkovi a uchová v pôvodnej podobe?
• Kto zabezpečuje doručovanie a kde nájdete jeho výsledok?

Zmenu si predstavte ako úpravu toku údajov, nie len nový súbor na stiahnutie. Aj Finančná správa pri vysvetlení dopadov na účtovníctvo odlišuje zachované účtovné princípy od nového spôsobu prenosu a spracovania.

Ak vás zaujíma, pri ktorých dodaniach bude štruktúrovaná faktúra povinná, pokračujte článkom Legislatíva eFaktúry.

Ak už máte podklad v PDF, pokračujte postupom prevodu PDF na eFaktúru. Rozlišuje vlastný vystavovaný doklad od interného spracovania cudzej faktúry a ukazuje, čo overiť pred použitím XML.