Ako previesť PDF na eFaktúru: údaje, XML a kontrola

1. Určte pôvod a účel prevodu

Pri vlastnej faktúre hľadáte cestu zo svojich schválených údajov do štruktúrovaného dokladu. Pri cudzej prijatej PDF faktúre môžete pripravovať interné údaje na spracovanie; samotný prevod nemení spôsob, akým ju dodávateľ vystavil a doručil.

Ak vám mal dodávateľ poslať eFaktúru a prišlo len PDF, požiadajte ho o správny doklad a doručenie. Neposielajte jeho faktúru ako vlastnú. Rozdiel medzi dokumentom a štruktúrovanými údajmi vysvetľuje PDF verzus XML a FAQ Finančnej správy.

2. Najskôr skúste export zo zdrojového programu

Opýtajte sa dodávateľa softvéru na XML export v podporovanom profile. Ak program obsahuje položky a daňové údaje, priama tvorba XML môže obísť chyby z rozpoznávania textu. Overte však aj výsledný profil a validáciu; ľubovoľný súbor s príponou XML nemusí byť eFaktúrou pre Peppol.

Ak zostáva iba PDF, rozlíšte textový súbor od skenu. Textové PDF môže poskytovať údaje priamo, sken vyžaduje OCR. Ani jedna cesta nezaručuje správne rozpoznanie tabuliek, desatinnej čiarky alebo čísla účtu.

3. Vyťažte údaje a označte nejasnosti

Získajte partnerov, identifikátory, číslo dokladu, dátumy, menu, položky, jednotky, daňové kategórie, súčty a platobné údaje. Zachovajte pôvodný podklad a pri nejasnosti zaznamenajte, ktoré pole treba doplniť.

Chýbajúce údaje nevymýšľajte. Peppol ID overte samostatne podľa identifikácie partnera. Neistý údaj má zostať otvorenou úlohou, nie ticho doplnenou hodnotou.

4. Vytvorte správny štruktúrovaný doklad

Údaje namapujte na podporovaný formát UBL a profil Peppol BIS Billing. Zohľadnite typ dokladu, identifikačné schémy, jednotky a daňové kategórie. Slovenské polia kontrolujte proti aktuálnemu slovenskému mapovaniu údajov; všeobecný model opisuje špecifikácia Peppol BIS Billing.

Kódy a polia má správne vytvárať softvér. Pri ručnom zásahu si overte, že zmenená hodnota zostáva konzistentná s ostatnými údajmi. Učebný XML vzor pomáha porozumieť štruktúre, jeho fiktívne identity sa nesmú prenášať do vašej faktúry.

5. Skontrolujte obsah aj technické pravidlá

1. Porovnajte výsledné čitateľné zobrazenie so schválenými podkladmi.
2. Prepočítajte riadky, daňové medzisúčty, zálohy a sumu na úhradu.
3. Spustite kontrolu XML štruktúry a príslušných pravidiel EN 16931 a Peppol.
4. Opravte nálezy a zopakujte kontrolu konečnej verzie.

Validátor nemusí odhaliť zameneného skutočného odberateľa ani nesprávnu, ale formálne platnú cenu. Výsledok OCR preto nenahrádza kontrolu človekom. Technický úspech nie je potvrdením právneho súladu ani doručenia.

Ako uložiť výsledok a pokračovať

Uchovajte podklad, konečné XML a záznam opravených nejasností. Pri internom spracovaní cudzieho dokladu ponechajte rozlíšený originál a odvodené údaje; transformáciu účtovných záznamov posudzujte podľa informácie FS o elektronickom účtovníctve.

Vlastný schválený doklad potom odošlite podľa postupu odoslania eFaktúry. Ak bol už vystavený alebo odoslaný, najskôr overte, či ide o technický prevod tej istej verzie alebo o zmenu vyžadujúcu opravný doklad.